Delavcu v Sloveniji pripada povračilo stroškov, povezanih z delom. Med najpogostejše sodijo:

• prevoz na delo in z dela;
• prehrana med delom;
• kilometrina pri uporabi lastnega vozila na službeni poti;
• dnevnice;
• stroški prenočevanja;
• cestnine, parkirnine in drugi dokumentirani stroški službene poti.

Pri tem je zelo pomembno razlikovati med dvema vprašanjema:

koliko mora delodajalec delavcu dejansko povrniti in do katere višine je izplačilo davčno neobdavčeno.

To nista vedno ista zneska.

Kaj določa ZDR-1?

130. člen Zakona o delovnih razmerjih – ZDR-1 določa, da mora delodajalec delavcu zagotoviti povračilo stroškov:

• za prehrano med delom;
• za prevoz na delo in z dela;
• za stroške, ki jih ima pri opravljanju dela na službenem potovanju.

Če višina posameznega povračila ni določena s kolektivno pogodbo na ravni dejavnosti, se določi s podzakonskim aktom.

ZDR-1 torej določa pravico delavca, ne pa univerzalne kilometrine 0,21 EUR ali 0,43 EUR za vse zaposlene.

Delovnopravna pravica in davčna uredba nista isto

Za davčno obravnavo je pomembna Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja.

Ta določa predvsem, do katere višine se posamezno povračilo ne všteva v davčno osnovo delavca.

To pomeni:

• kolektivna pogodba lahko določi, koliko delavcu pripada;
• davčna uredba določi, koliko od tega je lahko izplačano brez vključitve v davčno osnovo;
• če delodajalec izplača več od davčno priznane meje, presežek praviloma postane obdavčljiv dohodek iz delovnega razmerja.

Zato ni pravilno zapisati, da je znesek iz davčne uredbe avtomatično tudi obvezni znesek, ki ga mora vsak delodajalec izplačati.

Povračilo stroškov prevoza na delo in z dela

Delavec ima po ZDR-1 pravico do povračila stroškov prevoza na delo in z dela.

Konkretna višina je odvisna od pravne podlage, ki velja pri delodajalcu, predvsem od:

• kolektivne pogodbe;
• podzakonskega akta;
• pogodbe o zaposlitvi;
• ugodnejše interne ureditve delodajalca.

Zato je treba pri konkretnem delavcu najprej ugotoviti, katera kolektivna pogodba velja.

Kaj pomeni 0,21 EUR na kilometer?

Za davčne namene uredba določa, da se povračilo stroškov prevoza na delo in z dela ne všteva v davčno osnovo do višine:

0,21 EUR za vsak polni kilometer

med običajnim prebivališčem in mestom opravljanja dela za vsak dan dejanske prisotnosti na delu, če je razdalja najmanj en kilometer.

Pomembno:

0,21 EUR/km je davčna meja, ne univerzalna zakonska tarifa za vse zaposlene.

Če kolektivna pogodba določa drugačen način povračila, se delovnopravna pravica določa po tej kolektivni pogodbi.

Kaj pomeni meja 140 EUR?

V prvotnem članku je bilo napačno navedeno, da mesečno povračilo »ne sme presegati 140 EUR«.

Pravzaprav uredba določa skoraj nasprotno davčno pravilo.

Če je znesek, izračunan po 0,21 EUR/km, v posameznem mesecu nižji od 140 EUR, se lahko pod pogoji uredbe v davčno osnovo ne všteva povračilo do 140 EUR mesečno.

Primer:

izračun po kilometrini znaša 95 EUR.

To ne pomeni, da delavcu po ZDR-1 avtomatično pripada 140 EUR.

Pomeni pa, da lahko ob izpolnjenih pogojih uredbe davčna obravnava dopušča neobdavčeno izplačilo do 140 EUR.

Zato je treba strogo ločiti:

delovnopravni znesek in davčno neobdavčeno mejo.

Kako se meri razdalja?

Za davčne namene se uporablja najkrajša običajna cestna povezava med običajnim prebivališčem delavca in mestom opravljanja dela.

Običajno prebivališče je praviloma tisto prebivališče delavca, ki je najbližje mestu opravljanja dela.

Drugo prebivališče se lahko upošteva kot običajno prebivališče, če se delavec od tam na delo vozi najmanj štirikrat tedensko.

Ali povračilo pripada za dneve dela od doma?

Prevoz na delo se praviloma veže na dneve, ko je bil delavec dejansko prisoten na mestu opravljanja dela.

Za dan, ko delavec:

• dela od doma;
• je na dopustu;
• je na bolniški;
• je drugače odsoten,

strošek običajnega prevoza na delovno mesto praviloma ne nastane.

Tudi davčna uredba znesek 0,21 EUR/km izrecno veže na dan prisotnosti na delu.

Kaj pa javni prevoz?

Tudi pri javnem prevozu je treba najprej preveriti kolektivno pogodbo oziroma drugo podlago, ki določa pravico delavca.

Ni mogoče splošno zapisati, da mora vsak zasebni delodajalec avtomatično povrniti celotno ceno dejansko kupljene vozovnice.

Način povračila se lahko med dejavnostmi razlikuje.

Zato je lahko sistem pri enem delodajalcu vezan na:

• kilometrino;
• strošek javnega prevoza;
• ceno mesečne vozovnice;
• kombinacijo pravil.

Službena pot ni enaka prevozu na delo

Prevoz na delo pomeni običajno pot od prebivališča do dogovorjenega mesta opravljanja dela.

Službena pot pa nastane, kadar je delavec po nalogu delodajalca napoten na opravljanje službene naloge izven običajnega mesta dela.

Primeri:

• obisk stranke;
• poslovni sestanek;
• konferenca;
• sejem;
• izobraževanje;
• začasna naloga v drugem kraju.

Davčna pravila za službeno pot so zato drugačna od pravil za vsakodnevno vožnjo na delo.

Uporaba lastnega avtomobila na službeni poti

Če delavec na odobreni službeni poti uporablja svoje vozilo, lahko prejme kilometrino.

Za davčne namene se povračilo za uporabo lastnega prevoznega sredstva na službeni poti ne všteva v davčno osnovo do višine:

0,43 EUR za vsak prevoženi kilometer.

Tudi tukaj velja isto opozorilo:

0,43 EUR/km je davčno priznana meja, ne avtomatično univerzalna delovnopravna tarifa vseh delodajalcev.

Višino dejanske pravice je treba preveriti v kolektivni pogodbi oziroma drugi pravni podlagi.

Primer kilometrine za službeno pot

Delavec z lastnim avtomobilom opravi službeno pot v skupni dolžini 120 km.

Če mu po veljavni pravni podlagi pripada 0,43 EUR/km:

120 × 0,43 EUR = 51,60 EUR.

Poleg kilometrine mu lahko glede na okoliščine pripadajo tudi:

• dnevnica;
• parkirnina;
• cestnina;
• prenočišče;
• drugi dokumentirani stroški.

Ali je za službeno pot potreben potni nalog?

Za davčno varno izplačilo je dokumentacija ključna.

Uredba določa, da se povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju ne všteva v davčno osnovo, če je dokumentirano s potnim nalogom in računi, pri čemer mora biti iz potnega naloga razvidna tudi odobritev delodajalca za posamezno vrsto prevoza.

Potni nalog oziroma spremljajoča dokumentacija naj vsebuje vsaj:

• delavca;
• namen poti;
• kraj oziroma relacijo;
• datum in čas;
• prevozno sredstvo;
• odobritev poti;
• podatke, potrebne za obračun.

Javni prevoz na službeni poti

Če delavec na službeni poti uporablja:

• vlak;
• avtobus;
• letalo;
• taksi oziroma drug upravičen komercialni prevoz,

se za davčne namene povračilo lahko prizna do višine dejanskih dokumentiranih stroškov.

Med stroške službenega prevoza sodijo tudi nekatere spremljajoče postavke, kot so:

• cestnine;
• parkirnine;
• določene takse;
• stroški prevoza prtljage.

Službeno vozilo

Če delavec na službeni poti uporablja službeni avtomobil, ne prejme kilometrine za uporabo lastnega avtomobila.

Podjetje praviloma neposredno krije:

• gorivo;
• cestnine;
• parkirnine;
• druge stroške vozila.

Dnevnica oziroma druga povračila službene poti pa se presojajo ločeno.

Dnevnice za službene poti v Sloveniji

Dnevnica je pavšalno povračilo stroškov prehrane na službenem potovanju.

Tudi pri dnevnicah je treba razlikovati med:

• zneskom, ki delavcu pripada po kolektivni pogodbi oziroma drugi pravni podlagi;
• najvišjim zneskom, ki ga davčna uredba dovoljuje brez vključitve v davčno osnovo.

Po trenutno veljavni davčni uredbi se pri službenem potovanju v Sloveniji v davčno osnovo ne všteva dnevnica do višine:

• 27,81 EUR, če potovanje traja nad 12 do 24 ur;
• 13,88 EUR, če traja nad 8 do 12 ur;
• 9,69 EUR, če traja nad 6 do 8 ur.

To so davčno priznane meje.

Zakaj lahko na spletu najdete drugačne zneske dnevnic?

Ker obstajajo različne ureditve.

Na primer za javne uslužbence in funkcionarje veljajo za leto 2026 posebni zneski:

• nad 12 ur: 26,99 EUR;
• nad 8 do 12 ur: 13,46 EUR;
• od 6 do 8 ur: 7,38 EUR.

To ne pomeni, da je 26,99 EUR splošna dnevnica za vse zaposlene v Sloveniji.

Gre za ureditev javnega sektorja.

Za zaposlenega v zasebnem sektorju je treba preveriti kolektivno pogodbo, pogodbo o zaposlitvi oziroma drugo relevantno pravno podlago.

Dnevnice za tujino

Pri službenih potovanjih v tujino je višina dnevnice odvisna od:

• države oziroma območja;
• trajanja službene poti;
• zagotovljenih obrokov;
• pravne podlage, ki velja za delavca.

Za davčne namene uredba določa:

• pri odsotnosti nad 14 do 24 ur: do 100 % dnevnice za posamezno državo;
• nad 8 do 14 ur: do 75 %;
• nad 6 do 8 ur: do 25 %.

Celotni zneski so določeni po posameznih državah, zato ni pravilno navajati ene same »tuje dnevnice« za vse destinacije.

Kaj če je zajtrk že vključen v hotel?

Če je v strošku prenočevanja že vključen zajtrk, se davčno priznani znesek dnevnice zmanjša.

Pri službeni poti v Sloveniji uredba določa zmanjšanje:

• za 15 % pri potovanju nad 8 do 12 ur;
• za 10 % pri potovanju nad 12 do 24 ur.

Podobno pravilo velja tudi pri tujini.

Zato ni pravilno avtomatično izplačati celotne dnevnice, če so določeni stroški prehrane že vključeni v drug povrnjen strošek.

Ali se dnevnica in prehrana med delom vedno izključujeta?

Ni dovolj natančno zapisati, da delavec za isti koledarski dan nikoli ne more prejeti obeh.

Pravilna obravnava je odvisna od:

• trajanja službene poti;
• delovnega časa;
• pravil kolektivne pogodbe;
• tega, kateri stroški prehrane so dejansko že pokriti.

Pri delavcih, katerih narava dela je takšna, da delo pretežno opravljajo izven sedeža delodajalca in se vsakodnevno vračajo domov, davčna uredba celo posebej določa možnost obravnave povračila prehrane med delom namesto dnevnice.

Zato je treba vsak primer presojati glede na konkretne okoliščine.

Prenočevanje na službeni poti

Stroški prenočevanja se lahko povrnejo v višini dejanskih stroškov.

Za davčno neobdavčeno obravnavo morajo biti ustrezno dokumentirani s:

• potnim nalogom;
• računom za nastanitev.

Račun naj omogoča jasno povezavo med službeno potjo in stroškom nastanitve.

Parkirnine in cestnine

Na službeni poti se lahko povrnejo tudi dejanski stroški:

• parkiranja;
• cestnine;
• drugih upravičenih stroškov prevoza.

Praviloma jih je treba dokazati z ustreznimi računi oziroma drugimi dokazili.

Če delavec uporablja svoje vozilo in prejme kilometrino, to ne pomeni avtomatično, da so parkirnine ali cestnine že vključene v kilometrino.

Kaj če delodajalec izplača več od davčno priznane meje?

Delodajalec lahko ima po kolektivni pogodbi ali pogodbi obveznost oziroma možnost izplačati tudi višji znesek.

Toda del zneska nad davčno priznano mejo se praviloma všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja.

Primer:

če je davčno priznana kilometrina za službeno pot 0,43 EUR/km, delodajalec pa izplača 0,50 EUR/km, je treba presežni del:

0,07 EUR/km

ustrezno davčno obravnavati.

Kaj če delodajalec izplača manj od davčne meje?

Davčna meja sama po sebi še ne določa, koliko mora delodajalec izplačati.

Če uredba dovoljuje neobdavčeno kilometrino do 0,43 EUR/km, to še ne pomeni, da je vsako izplačilo pod 0,43 EUR avtomatično zakonito z delovnopravnega vidika.

Treba je preveriti, kaj delavcu pripada po:

• kolektivni pogodbi;
• podzakonskem aktu;
• pogodbi o zaposlitvi;
• drugi veljavni podlagi.

Če ta določa 0,43 EUR, delodajalec ne more brez podlage izplačevati manj.

Davčna obravnava ni enaka za vse vrste povračil

Pri vsakem izplačilu je treba preveriti:

1. ali obstaja delovnopravna pravica;
2. kakšen znesek pripada;
3. ali je strošek dejansko nastal;
4. ali je pravilno dokumentiran;
5. do katere višine je davčno neobdavčen.

Ta razlika je pomembna tako za delavca kot za računovodstvo podjetja.

Primer mesečnega prevoza na delo

Delavec živi 15 km od mesta opravljanja dela.

V posameznem mesecu je na delovnem mestu prisoten 20 dni.

Davčni izračun po 0,21 EUR/km:

15 km × 2 smeri × 20 dni × 0,21 EUR = 126 EUR.

Ker je izračun nižji od 140 EUR, davčna uredba pod svojimi pogoji omogoča neobdavčeno obravnavo povračila do 140 EUR.

Vendar to ne pomeni avtomatične delovnopravne pravice do 140 EUR.

Koliko delavcu dejansko pripada, je treba ugotoviti po kolektivni pogodbi oziroma drugi veljavni podlagi.

Primer službene poti

Delavec gre iz Ljubljane na službeni sestanek in nazaj ter z lastnim vozilom prevozi 250 km.

Če se uporabi kilometrina 0,43 EUR/km:

250 × 0,43 EUR = 107,50 EUR.

Če službena pot traja dovolj dolgo, se temu lahko prišteje tudi dnevnica.

Če je delavec plačal parkirnino 12 EUR, se lahko ob ustreznem dokazilu povrne tudi ta strošek.

Skupni obračun je tako lahko sestavljen iz:

• kilometrine;
• dnevnice;
• parkirnine;
• morebitnih drugih upravičenih stroškov.

Katere dokumente mora podjetje hraniti?

Za službene poti je priporočljivo oziroma glede na davčno obravnavo potrebno hraniti:

• potni nalog;
• obračun službene poti;
• dokazilo o relaciji;
• račune za prenočevanje;
• račune za parkiranje in cestnine;
• vozovnice;
• druga dokazila o dejanskih stroških.

Dokumentacija mora omogočati jasno povezavo med stroškom in konkretno službeno nalogo.

Najpogostejše napake pri potnih stroških

1. Zamenjava davčne meje z obveznim izplačilom

0,21 EUR/km in 0,43 EUR/km sta predvsem davčni meji iz uredbe.

2. Napačna razlaga 140 EUR

140 EUR ni zgornja mesečna meja prevoza na delo.

3. Uporaba zastarelih dnevnic

Zneski 7,42 EUR oziroma podobni starejši zneski niso aktualna splošna osnova za leto 2026. V izvirnem članku so bili uporabljeni napačni in med seboj pomešani podatki.

4. Mešanje javnega in zasebnega sektorja

Javni sektor ima lahko svoje konkretne zneske, ki niso avtomatično zneski zasebnega sektorja.

5. Službena pot brez ustrezne dokumentacije

To ustvarja davčno tveganje za delodajalca.

6. Izplačilo kilometrine za službeno vozilo

Kilometrina je namenjena uporabi lastnega vozila. Pri službenem vozilu podjetje krije stroške vozila na drug način.

Pogosta vprašanja

Koliko znaša kilometrina za prevoz na delo v letu 2026?

Za davčne namene uredba določa neobdavčeno mejo do 0,21 EUR na polni kilometer za vsak dan prisotnosti na delu.

To ni nujno znesek, ki ga mora vsak delodajalec izplačati.

Ali je prevoz na delo omejen na 140 EUR mesečno?

Ne.

140 EUR ni zgornja meja.

Če je izračun po 0,21 EUR/km nižji od 140 EUR, uredba pod določenimi pogoji omogoča neobdavčeno obravnavo do 140 EUR.

Koliko znaša kilometrina na službeni poti?

Za davčne namene je povračilo uporabe lastnega vozila na službeni poti neobdavčeno do 0,43 EUR/km.

Dejanska pravica delavca je odvisna od veljavne kolektivne pogodbe oziroma druge pravne podlage.

Kolikšna je dnevnica za službeno pot v Sloveniji?

Za davčne namene trenutno veljajo meje:

• nad 12 do 24 ur: 27,81 EUR;
• nad 8 do 12 ur: 13,88 EUR;
• nad 6 do 8 ur: 9,69 EUR.

Za konkretno pravico delavca je treba preveriti kolektivno pogodbo oziroma drugo podlago.

Kolikšna je dnevnica v javnem sektorju v letu 2026?

Za javne uslužbence in funkcionarje v letu 2026 znaša:

• nad 12 ur: 26,99 EUR;
• nad 8 do 12 ur: 13,46 EUR;
• od 6 do 8 ur: 7,38 EUR.

Ali potrebujem potni nalog?

Pri službenih poteh je potni nalog temeljni dokument za dokazovanje službene poti in davčno pravilno obravnavo povračil.

Ali se kilometrina in dnevnica lahko izplačata skupaj?

Da.

Kilometrina povrne strošek uporabe vozila, dnevnica pa praviloma stroške prehrane na službeni poti.

Gre za različni vrsti povračila.

Ali lahko delodajalec izplača več od davčne meje?

Da, če za to obstaja ustrezna podlaga.

Vendar se presežni del praviloma všteva v davčno osnovo delavca.

Kako pravilno obračunati potne stroške v letu 2026?

Pred obračunom preverite:

1. katera kolektivna pogodba velja za delodajalca;
2. kaj določa pogodba o zaposlitvi;
3. ali gre za prevoz na delo ali službeno pot;
4. kateri stroški so dejansko nastali;
5. ali obstajajo ustrezna dokazila;
6. kateri znesek delavcu pripada;
7. kolikšen del je po davčni uredbi neobdavčen.

Šele kombinacija delovnopravnih in davčnih pravil omogoča pravilen obračun.

Preverite svoj obračun potnih stroškov

Povračilo prevoza na delo, kilometrina in dnevnice niso samo računovodsko vprašanje. Gre hkrati za pravico delavca po ZDR-1 in za vprašanje pravilne davčne obravnave.

Če potrebujete pomoč pri izračunu povračila prevoza na delo, kilometrine, dnevnic ali drugih stroškov službenih poti, lahko pri MyGlobal preverimo:

• kolektivno pogodbo;
• pogodbo o zaposlitvi;
• interni pravilnik;
• davčne meje;
• potne naloge;
• konkreten obračun povračil.

Tako lahko delodajalec in delavec preverita, ali je izplačilo pravilno tako z delovnopravnega kot davčnega vidika.